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Uno de los temas que sin duda debe preocupar a quienes tenga a cargo un restaurante o departamento de alimentos y bebidas es el stock y aprovisionamiento mínimo requerido para operar en restaurantes.
Para esta tarea es indispensable tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Determinar, con la mayor exactitud posible, los futuros requerimientos de materias primas.
- Planificar, de forma correcta, el proceso de obtención del género.
- Seleccionar, adecuadamente, tanto a los proveedores del género, como a los colaboradores del proceso de compras.
- Adquirir los géneros y materias primas precisas, que disponga de la calidad y el precio apropiado.
- Controlar y lograr que la totalidad de productos y materias primas estén a disposición del local de restauración en el instante y lugar solicitado.
- Considerar, en cualquier momento, la normativa higiénico-sanitaria.
Evidentemente los cálculos de necesidad de género o materias primas, sin duda depende del tamaño del restaurante o unidad de negocios, pero podemos establecer ciertas normas para poder realizar un aprovisionamiento seguro y sano de nuestros almacenes.
Factores a analizar sobre Stock y aprovisionamiento en restaurantes
Stock mínimo
Es la cantidad de un producto que se ha de poseer para poder superar con éxito el servicio hasta el abastecimiento siguiente. Este es un punto que falla recurrentemente en los pequeños y medianos negocios por no hacer una correcta planificación y en muchos casos por no poseer los recursos económicos necesarios para re-abastecerse. A esta situación se la denomina «rotura de stock», lo cual significa que no se podría hacer frente a las demandas de la clientela con la consiguiente pérdida de prestigio de nuestro negocio.
Una de las formas de calcularlo es multiplicando el consumo medio diario por el tiempo de reposición en días.
Por ejemplo:
Consumo 10 botellas diarias de vino tinto y repongo botellas cada 7 días, la formula sería:
10 (botellas) X 7 días = 70 unidades (botellas para mantener el stock)
Stock de seguridad
Este hace referencia al stock preciso para poder hacer frente a servicios en los momentos en los que se originan consumos superiores a lo usual.
Un ejemplo del uso del stock de seguridad es en servicios con consumos no habituales por circunstancia o retrasos en el abastecimiento, de ahí que deba ser algo superior al mínimo. Un ejemplo claro es la llegada de los proveedores luego de los horarios de servicio o fuera de los días asignados.
La forma correcta de calcularlo es haciendo la suma del stock mínimo y el 25 % del mismo stock mínimo.
Ejemplo: Si tomamos el caso anterior, la formula sería:
70 botellas + 25% = 70 + 17,5 = 87,5
En resumen se necesitarán 88 botellas para estar abastecidos del stock de seguridad.
Punto de pedido
El punto de pedido es aquel en que el nivel de stock se encuentra en donde se ha de efectuar un pedido.
Como ya hemos mencionado, este punto estará en función del tiempo preciso para el abastecimiento y de la demanda que tenga nuestro restaurante.
Demanda de cada producto
Este término hace referencia al número de solicitudes de cada producto.
La demanda de cada producto será elevada si ese artículo es bastante popular en el local, y si posee mucha rotación.
Coste por almacenamiento
Sería lo que supone mantener los artículos en el almacén, ya que para ello hay varios factores intervinientes que lo determinan, los cuales son:
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- El coste del espacio requerido para almacenar, aunque sea parte de las instalaciones, tal espacio ha conllevado un coste al ser construido, comprado o alquilado, y se podría usar, igualmente, para cualquier otro fin si no fuese para el almacenaje.
- El coste de oportunidad que va parejo a cualquier compra. Si una determinada cantidad de dinero es invertida en adquirir mercancías, ya no se dispondría de ese dinero para invertirlo en otra compra.
Ejemplo: Un restaurante que tenga una demanda de 6 cajas de vino a la semana, deberá hacer un pedido semanal de 12 cajas. Este stock de vino estaría dedicado una parte (6 cajas) al consumo normal y otra (6 cajas) para hacer frente a cualquier imprevisto. El propietario de ese local está dejando una cantidad de dinero paralizada en el almacén que la podría invertir en la compra de otros artículos como maquinas más modernas, incrementar la publicidad del negocio, entregar premios a los empleados, etc.
Proceso de abastecimiento de Stock
Para mantener un correcto aprovisionamiento de género y materias primas, debemos seguir un proceso de algunas etapas que siempre deberán cumplirse:
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Etapa de deducción y cálculo de stock en restaurantes
La primera parte del proceso de aprovisionamiento se inicia cuando un empleado del departamento de restaurante revisa los consumos y los stocks, teniendo presente los factores estudiados, y efectuando una deducción y cálculo de las materias primas que se precisan.
Dependiendo del tamaño del restaurante, este proceso puede / debe realizarse en períodos diarios, semanales, quincenales o mensuales.
Por ejemplo, si hablamos del restaurante dentro de un crucero, el pedido será para abastecer todos los servicios durante la totalidad del viaje o hasta el próximo puerto de aprovisionamiento. En caso de pequeños bares o restaurantes, lo recomendable es lograr no comprar más de 2 veces por semana.
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Etapa de pedido de stock en restaurantes
Idealmente, después de la deducción y el cálculo de géneros y materias primas, se elaborará una propuesta de pedido que habrá de ser autorizada por el jefe del departamento. Esta propuesta pasa al economato, el cual deberá servir el pedido al departamento que lo solicita (cocina o restaurante).
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Etapa de recepción del stock en restaurantes
Tras el pedido, el proveedor suministrará los géneros y materias primas, y a la llegada de estos productos al local, se llevará a cabo el oportuno control de la mercancía, en «todos los casos». En esta recepción, participan los documentos siguientes:
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- Solicitud de pedido. Especifica los productos que se demandan. Se ha de comparar este documento con el albarán (recibo) de entrega.
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- Ficha de evaluación (puede ser copia de la nota de pedido). A cumplimentar por el encargado de controlar la calidad de las compras.
- Albarán (recibo). Documento que acompañaría a la mercancía y a la factura, justificando el pago.
- Parte de compras diarias. En él, se anota los albaranes de entrega, el proveedor y los costes asignados a los departamentos de destino. También deben asentarse las devoluciones de mercadería en mal estado o fuera de normas para su posterior reclamo administrativo.
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Consultor, Coach y Mentor Gastronómico especializado en el área de negocios. Gerente de operaciones en actividad. Conferencista Internacional y Autor de 3 Best Sellers.
Ayudo a propietarios de restaurantes, bares, fast foods y negocios gastronómicos en general a potenciar sus negocios, profesionalizar su capital humano y lograr sus metas con una metodología propia y probada al rededor del mundo.
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