Hoy en día organizar un Evento Digital o Presenciar y potenciarlo con las redes sociales e Internet para lograr el éxito parece tarea fácil, sin embargo en mi experiencia, 8 de cada 10 eventos fallan por alguna de las siguientes razones: Mala gestión de las herramientas digitales, falta de inversión publicitaria, desconocimiento de eventos.

Para no morir en el intento te dejo en este post una serie de recomendaciones y consejos que podrían parecer básicos pero que de seguro en alguna oportunidad se te pasaron por alto.

El título del Evento Digital.

No hay nada más importante en un evento que el título con el cual lo vas a “vender” luego. Si por ejemplo vas a hacer un evento de Ventas Efectivas y lo llamas Vendiendo con en Mago de Oz, el publico difícilmente entienda de que va tu evento. A la hora de poner un título debe ser CLARO, incluso si vas un poquito más allá y piensas en SEO, el poner Palabras Clave en tu título es una buena forma para no joderla.

Sea cual sea la herramienta que elijas para crear tu evento digital y luego promocionarlo, el titulo debe ser corto, no más de 150 caracteres de ser posible, recuerda, menos es más.

Descripción del Evento Digital.

Aunque parezca evidente debemos hacer una buena descripción del evento antes de ponernos a difundirlo. Mi recomendación es que hagas dos descripciones de tu evento, una corta (para redes sociales) y otra un poco más extensa para poder por ejemplo enviar a publicaciones y blogs.

En la descripción breve no debes olvidar incluir la o las actividades principales del evento, los oradores destacados, invitados de honor, por supuesto la fecha y el horario y los medios de registro y contacto completos, me he cansado de ver invitaciones a eventos donde no se puede contactar a la organización prácticamente de ninguna manera.

Gráficas del Evento Digital.

Siempre es importante que te tomes el tiempo de diseñar algunas gráficas para tu evento. La imagen integral de tu evento es parte del éxito por lo que si no inviertes tiempo en darle coherencia luego podrías lamentarlo.

Banners para blogs, redes sociales, herramientas de eventos, posters en vía pública y todo lo que vallas a utilizar como material de difusión debe ser pensado antes de comenzar la difusión para no estar dependiendo del diseño sobre la marcha y cometer errores por apuros.

Pagina Web del Evento Digital.

Este es uno de los principales errores a la hora de organizar eventos digitales o presenciales. En ocasiones para un mismo eventos vemos desarrollos web en los sitios institucionales sumados a los de herramientas para eventos y hasta incluso luego los de redes sociales como Facebook eventos o Google +. Esto vuelve una verdadera locura el poder gestionar las inscripciones y los contactos, las campañas de anuncios y la dinamica general del mismo por lo cual una recomendación es:

[tweetthis remove_hidden_urls=”true”]Elije Solo Una Plataforma para tu Evento Digital[/tweetthis]

Una vez elegida, enfócate en completar toda la información y planificar correctamente el lanzamiento del evento centralizando el tráfico hacia esa única plataforma.

Acostar la  URL

bitly para Eventos Digitales

un dato no menor es Acortar la URL del enlace a la web del Evento Digital, ya que en muchos casos como en Facebook, la url entregada puede ser muy extensa y difícil de recordar.

Mi recomendación es que utilices un sistema como Bitly que además te servirá por ejemplo para tener estadísticas adicionales sobre cantidad de clics.

Costo de la Entrada del Evento Digital

A la hora de fijar el costo de la entrada de un evento debemos tener en cuenta multiples factores y no podemos poner un precio al azar sin pensarlo demasiado al menos sin esperar perder dinero. Lo ideal es preparar un presupuesto de costos y luego hacer un calculo en base a ello, pero básicamente en digital debes tener en cuenta los rangos de precios de la competencia, hacer un estudio de mercado de tus competidores y ver si tu precio será un diferenciador o no (ya sea por que es más accesible o más elevado que la media o simple mente por que se mantendrá en ella).

Recuerda que todas las plataformas de gestión de eventos que te permiten recibir pagos de ticket tienen cargos adicionales por este servicio, por lo tanto a la hora de poner el precio del mismo no olvides consultar y tener claro todos los cargos que se te generarán, ya sea en la plataforma de eventos como en el monedero o billetera virtual que esta utilice y posteriormente en tu banco para poder retirar el dinero de las entradas, pensar en un 15% del costo de tu ticket como cargos administrativos promedios es cuando menos una buena idea para no fallar.

La Fecha del Evento Digital

Es muy importante pensar detenidamente la fecha y hora de tu evento digital. No es lo mismo si el evento será local, nacional o internacional, en este ultimo caso deberás tener en cuenta la diferencia horaria de los países a los que pretendes llegar ya que puedes terminar pretendiendo que tus participantes asistan a tu evento a las 5 de la madrugada.

También debes tener en cuenta fechas importantes, festividades y eventos que puedan ser de igual temática a la tuya o de mayor envergadura y puedan opacar tu convocatoria, si bien en alguna oportunidad podrías beneficiarte de que un evento particular se diera el mismo día que el tuyo, es complicado y sería un riesgo difícil de afrontar.

Save The Date

images

Si quieres que tus asistentes no olviden los datos del evento elije plataformas que permitan Agendar el Evento en sistemas de calendario como Outlook o Google Calendar, esto garantiza que reciban una alerta en sus teléfonos móviles y correo electrónico. También pueden enviarles tu mismo desde tu gestor de correo un email con un archivo de tipo Agendar Recordatorio con los datos del evento y asegurarte de que lo recuerden.

Ubicación del Evento Digital

Cuando organizamos un evento digital tenemos dos tipos de ubicaciones, por un lados las físicas (reales) y por el otro las virtuales (online). Es importante que en todo momento quede claro la ubicación de nuestro evento para que el participante no esté preguntándonos hasta último momento ¿Dónde es el evento?

Si vamos a realizar un Webinar (evento online), debemos incluir instrucciones DETALLADAS de como acceder a el, deberán enviarse también por email antes del día del evento mismo para que el participante no tenga dudas y se debe recomendar siempre acceder con tiempo (15 a 20 minutos antes).

Por otro lado si vamos a realizar un evento en una locación física, debemos incluir un MAPA INTERACTIVO de tipo google maps o bing, también deberíamos dedicar algo de tiempo a colocar instrucciones de como llegar en transporte público, desde aeropuertos, terminales de ómnibus o a pié para que de esta forma quede claro dónde estaremos presentes y como llegar.

Datos del Organizador del Evento Digital

Es muy importante colocar un apartado con los datos del Organizador del Evento Digital en forma completa, su trayectoria, historia, otros eventos organizados; esto dará relevancia y autoridad al evento aumentando las posibilidades de que los interesados finamente se decidan por comprar una entrada para el gran día.

De ser posible se debería preparar un Kit de Prensa para que bloggers y medios puedan descargar rápidamente y compartir la información de nuestro evento sin necesidad de un contacto prolongado.

No te olvides de los Patrocinadores de tu Evento Digital

Si tu evento digital tiene Patrocinadores no te olvides de ellos, debes darle un lugar destacado en tu página de eventos. Algunas tecnologías no te permiten colocar banners de patrocinadores por lo que deberás ponerte creativo e incluirlos por ejemplo con imágenes en las descripciones o menciones, lo importante es que cumplas con ellos.

Los patrocinadores son parte fundamental de un evento, pueden ayudarte a conseguir varias cosas: dinero (pasta) para la realización del mismos, autoridad y también mucha difusión, por eso debes tener propuestas diferentes para sus diferentes clasificaciones, te recomiendo clasificaros en:

  • Comerciales: Los que te darán dinero a cambio de difusión o un espacio en tu evento.
  • Medios: Los que te darán difusión a cambio de difusión o un espacio en tu evento.
  • Colaborativos: los que te darán apoyo en la gestión logística del evento a cambio de algún tipo de reconocimiento.

A todos debes reconocerlos y tratarlos como merecen, como socios estratégicos que han hecho posible ese sueño que en algún momento tuviste, el realizar un evento especial y perfecto.

Promoción Gratuita de tu Evento Digital

Es posible hacer promoción gratuita de tu evento digital, lo que debes tener en claro es que lo que no inviertas en dinero lo deberás invertir en tiempo.

Para no dar muchos rodeos lo que siempre recomiendo es hacer una serie de publicaciones en redes sociales siguiendo más o menos este programa:

  1. Grupos en Facebook: Los mas relevantes 2 a 3 veces al día (mañana y tarde) por 10 días.
  2. Fan Page: 2 Veces al Día por 10 días.
  3. Facebook Perfil: 2 a 3 Veces al Día por 10 días.
  4. Google +: 2 veces al día.
  5. Twitter: 4 a 6 veces al día (no olvides utilizar un hashtag poderoso!)
  6. Instagram: 1 vez al día.
  7. Linked In: 2 veces al día.

Con esto garantizarás algo de tráfico regular a la página de tu evento digital y seguramente conseguirás registros. Si bien estamos hablando de invertir bastante tiempo en esto, no deberás invertir dinero. Si hiciste bien la tarea hasta este punto, debes tener imágenes y textos para compartir en las diferentes redes sociales sin problema.

Promoción de Pago de tu Evento Digital

La opción más efectiva hoy por hoy para promocionar tus eventos sean digitales o no es el hacer promoción por medio de anuncios de pago dado su bajo costo y su alto alcance. Si me preguntan les digo que lo que más me gusta es Facebook (nada nuevo dirán), y la verdad es que creo que es la red social que permite una mayor segmentación y un mayor alcance a la vez que nos permitirá optimizar el rendimiento y los costos.

En todos los casos hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

  • La imagen del anuncio debe ser impactante, limpia (sin textos) y representativa del evento.
  • Debes definir claramente tu público: edad, sexo, intereses (al menos 3).
  • Define exactamente la ubicación de tu publico, si tu publico ideal es de Buenos Aires entonces por que rayos elijes Argentina!
  • Opta por Pujas por Objetivos, NO por impresiones.
  • Opta por Facturación por Objetivos y NO por impresiones, Facebook querrá desesperadamente tu dinero y por lo tanto buscara mostrarte a quienes conviertan.
  • Promociona tus eventos con Videos, invitaciones cortas y motivadoras dan buenos resultados.
  • No utilices objetivos de Visualización de videos.
  • Utiliza Objetivos de tipo Interacción con la Publicación para buscar comentarios que luego lleven a registros.
  • Utiliza objetivos de tipo Clicks a Web para buscar Registros Directos. (aunque mucho no me gusta esta opción, funciona)

No es necesario que hagas una gran inversión, debes tener en claro cuanto vale cada prospecto para tí, es decir cuanto estás dispuesto a pagar para conseguir un nuevo cliente.

Por ejemplo puedes invertir unos 100 o 200 dólares para una promoción de 15 o 20 días en una ciudad de unos 40 kilómetros y seguramente tendrás una muy buena exposición con buenos resultados.

Resumen

En resumen, organizar un evento digital no es muy complicado, pero si se debe tener un orden y debemos tener en claro que para lograr el éxito debemos invertir tiempo y algo de dinero.

Armar algunas gráficas, un sitio web claro para la promoción e información detallada que facilite a los participantes tener todo a la mano nos ayudarán mucho a no perder tiempo a la hora de brindar información.

Espero que les haya gustado el post y recuerden COMPARTIR y darme una manito.

3 comentarios en “¿Cómo organizar un Evento Digital Exitoso?”

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